Smart working ai tempi del Coronavirus: «Non chiedetevi se ce la farete, chiedetevi come ce la farete»

Spaesamento, confusione, poca concentrazione: siamo stati travolti dallo smart working forzato ma dobbiamo pensarlo come un’opportunità per tutti, manager, dipendenti e freelance.

Tratto da marieclaire.com di Laila Bonazzi (11-03-2020)

Ed eccoci qui. Computer acceso in salotto accanto a una tazza di caffè. Sul tavolo da pranzo, o sul divano se ci sentiamo più comodi. Ma sarà meglio sedersi al tavolo per essere più concentrati? Apro la mail, cosa faccio oggi? Devo rispondere alla chat dell’ufficio così si capisce che sono operativo? I primi giorni di smart working forzato a causa del Coronavirus ci hanno trovato parecchio disorientati (e probabilmente anche travolti da un trauma collettivo innegabile). In Italia non siamo abituati a questo strumento che molti sostengono abbia dei vantaggi, mentre ora l’idea di lavorare da casa per le prossime settimane sembra provocarci solo una certa ansia. In tensione tra desiderio di mettersi alla prova e scoramento da solitudine e zero interazione umana.
Notizia: non siamo i soli e sentirsi spaesati è una condizione normale. Anche per chi normalmente lavora da casa, come freelance, e oggi non può uscire a vedere clienti o prendere appuntamenti con i fornitori. Abbiamo chiesto qualche consiglio a Paolo Lanciani, psicologo del lavoro dello studio De Micheli, Lanciani, Motta.

Abbracciamo la nuova routine. Fare la doccia, vestirsi, andare verso il luogo di lavoro, erano tutti passaggi che ci “riscaldavano” il cervello e che ora sono spariti. Sono tutti d’accordo che faccia bene ricreare in casa uno spazio ufficio e continuare a prendersi cura della propria immagine:

«Siamo in un ambiente diverso, quello domestico e il rischio è di cadere in una routine di casa, voler stendere il bucato, dare un occhio alla tv, dare retta ai figli, insomma fare le cose che di norma faremmo in casa. Rimodulare la routine domestica in modo da introdurre l’elemento lavoro è fondamentale».

Quindi non posso fare il bucato, anche se in realtà mi fa sentire appagata?

«Per entrare in uno stato di flow, quello che ci vede agire al vertice della nostra curva di efficacia personale, ci vuole un certo tempo. Ogni volta che interrompiamo un’attività per un’altra si torna giù, in basso alla curva, dove siamo meno efficaci. Per rimanere all’apice del focus e della concentrazione bisogna dedicare un certo tempo a una sola attività, dai 90 a 120 minuti, poi si può fare una pausa di 20 minuti. Così si ha più facilita di andare al massimo del proprio potenziale. Se ci interrompiamo costantemente riduciamo di molto la nostra efficacia, anche se riusciamo a portare avanti le cose».

A proposito di chat Whatsapp e altre distrazioni. Come controllare allora l’ansia di essere aggiornato sulle notizie d’attualità o di leggere tutti i messaggi della conversazione nella chat del lavoro e magari interagire per sentirsi di essere presenti e attivi? Lanciani consiglia:

«Anche noi liberi professionisti coi clienti abbiamo lo stesso problema: quando non rispondiamo pensano che siamo in vacanza o stiamo lavorando per altro cliente. Io uso delle risposte standard in cui dichiaro che risponderò a una certa ora, che specifico, perché al momento sto svolgendo un’altra attività. Oppure dico apertamente che mi scollego dal telefono per un tot di tempo perché sto facendo questo e quest’altro compito. Eventualmente, se ci sono urgenze, chiedete che vi sia fatta una telefonata».

Come gestire quel senso di ingiustizia e abbandono. Siete stati gli ultimi in azienda a ricevere gli strumenti per lavorare da casa, il vostro capo non risponde alle mail, i colleghi sono poco collaborativi, siete gli unici a dover ancora andare fisicamente al lavoro nel vostro team. Molte sono le situazioni, a seconda della propria posizione, che portano a sentirsi esclusi e “dimenticati” in questo momento di lontananza fisica. Farlo presente senza sembrare infantili o poco opportuni non è sempre facile.

«È un fenomeno naturale», spiega Lanciani, «come quando si è convinti che una festa sarà noiosa, se ci andiamo sarà certamente noiosa qualsiasi cosa accada. Così, se mi sento un dipendente o un collega di serie B, non farò altro che trovare conferme di questa condizione in tutto ciò che accade. Bisogna spostare l’attenzione verso quello che sentiamo di poter determinare in prima persona: questo non cambia la situazione esterna ma cambia la nostra efficacia nel gestirla. Finché ci concentriamo su quello che non va bene delle circostanze e delle scelte aziendali ne diventiamo vittime».

Sembra facile a parole.

«Tutto dipende dalla domanda che ci poniamo. Non chiedetevi se ce la farete, chiedetevi come ce la farete. Senza negare l’esistenza di circostanze complicate ovviamente: “senza il mio computer del lavoro, senza le indicazioni del mio capo, senza quel documento che deve preparare l’altro collega, come posso essere efficace?” Vedrete che il cervello cercherà in automatico altre soluzioni».

Sulla relazione col capo, che inevitabilmente cambia con lo smart working.

«Staccarsi fisicamente dal luogo di lavoro è una grandissima opportunità», Lanciani ne è convinto, «sarà come un setaccio che vi aiuterà a identificare le cose essenziali e a capire meglio come gestire le deleghe dei vostri capi. Quando ci viene assegnato un compito si tende a dire di sì senza preoccuparsi troppo, perché di solito abbiamo l’opportunità di andare avanti e indietro a chiedere delucidazioni e dettagli. Con lo smart working non si può fare. Questo ci educa a porre subito le domande per essere in grado di agire in maniera autonoma».

Alcuni di noi, però, hanno una relazione più confidenziale col capo che permette di mandare messaggi o interagire al telefono più facilmente. Altri, invece, hanno sempre la sensazione di disturbare quando pongono ulteriori domande sui compiti assegnati.

«Come regola generale io manderei sempre email e non messaggi WhatsApp. La mail deve contenere tre elementi: innanzitutto dimostrare comprensione per la complessità della situazione che il capo si trova a gestire. Poi esplicitare lo scopo della mail, che è quello di rendersi autonomi ed efficaci nel lavoro da svolgere. Infine, porre le questioni sulle informazioni mancanti, avendo però recuperato prima tutte quelle che si possono trovare in autonomia. Mostrarsi insomma sempre proattivi».

Un punto d’appoggio per i freelance al tempo del Coronavirus. Ascoltando le notizie abbiamo ormai la sensazione che saremo investiti da una crisi epocale anche passata l’emergenza Coronavirus. Questo riguarda tutti, ma certamente l’ansia prevale per chi non ha un contratto stabile da lavoro dipendente. Lanciani stesso è un libero professionista:

«Bisogna sfruttare questa come un’occasione per fare il punto e sviluppare progetti. Dedicarsi a quelle cose che sappiamo essere importanti ma non urgenti e che quindi rimandiamo sempre. Nel nostro caso di psicologi abbiamo ripreso in mano la questione delle pubblicazioni scientifiche».

Rifare i siti web, sistemare gli archivi, pensare a tutte le cose che si possono portare avanti senza la presenza fisica, anche sfruttando le opportunità e gli strumenti gratuiti messi a disposizione con il progetto di Solidarietà Digitale del governo.

«E per quanto riguarda la crisi che verrà, non sovrapponete le questioni: questo non significa che non ci sarà bisogno di voi. Anzi, in questo momento potreste avere delle call con potenziali clienti, che appunto sono scarichi dal lavoro quotidiano e stanno ragionando su strategie a lungo termine. Pensate che è un momento per rafforzare la relazione con i clienti facendo sentire la vostra vicinanza e chiedendo come stanno».

Non è il momento di vendere ma di aiutare. Il lavoro è relazione umana, è un’alleanza.

Sulla divisione tra allarmisti del Coronavirus e inguaribili ottimisti. Nelle ultime settimane, al lavoro ma anche in famiglia, ci si è divisi sulla situazione del Coronavirus tra chi era già allertato sulla gravità del fenomeno e colleghi che invece non percepivano l’immediato pericolo. Le relazioni tra i due gruppi sono diventate tese, con un certo senso di rivalsa o di critica che rischia ora di peggiorare ancor di più nei rapporti a distanza. Secondo Lanciani:

«Non ci sono state comunicazioni univoche, chiare e indiscutibili. Anche gli esperti hanno proposto chiavi di lettura e commenti diversi. Ognuno di noi elaborava queste informazioni attraverso le proprie ansie e paure. In questo momento abbiamo un gran bisogno di allearci con i nostri famigliari e colleghi e l’unico modo è pensare che tutti noi abbiamo solo il desiderio di essere felici. Ognuno, in questa confusione, ha trovato la propria strategia, che magari è cambiata con l’evolversi della situazione. Il discorso oggi non è di chi ha avuto torto o ragione, ma come possiamo fare per gestire la situazione e superarla. Una metafora che viene spesso usata è questa: quando cammini inciampi su molti sassi, se ogni volta li raccogli e li metti nello zaino, alla fine sarà il peso dei sassi a fermarti».

SERVE AIUTO? Lo studio di psicologi del lavoro De Micheli, Lanciani, Motta agisce come una Benefit Corporation e porta avanti progetti a titolo gratuito. Tra questi c’è Work in Progress, che fornisce consulenze individuali e coaching psicologico a distanza per manager e professionisti in crisi che non intravedono una via d’uscita o che si sentono in trappola:

«Offriamo la possibilità a chi ne sente il bisogno di fare il punto sulla propria situazione per tornare ad avere lucidità. A volte bisogna avere un sostegno per capire esattamente di cosa si ha bisogno in una situazione di crisi».

Grazie al nostro yoroomer Paolo ed allo studio DLM Partners per questi utilissimi consigli per rafforzare la nostra motivazione!

www.dlm-partners.eu